1. El contenido web:
La información que no sea adecuada para documentos (doc/odt/pdf) como por
ejemplo listas de usuarios o directorios temáticos, debe ser ofrecida en el propio
entorno web de la compañía. Así se evita abrir aplicaciones "extras"
para consultar este tipo de datos tan utilizados.
2. Normalización de
nombres de ficheros y carpetas: por razones evidentes de control y no menos
importante para familiarizar al usuario con el entorno.
3. Control de
versiones de los documentos. Un único documento puede tener múltiples
versiones, pero cada versión no puede generar diferentes documentos.
4. Acceso y
posibilidades de consulta. Control de perfiles de usuario.
5. Los principios del
"check-in", "check-out" en la edición de los documentos.
6. La colaboración y
cooperación en la creación de documentos, más allá del envío vía mail de nuevas
versiones.
7. El uso de
plantillas o modelos. Una plantilla para cada tipo documental.
8. Workflows. Clave
para el funcionamiento de la gestión documental.
9. Suscripción a
alertas. El usuario puede recibir un aviso cuando el documento se actualice, se
cree, o se le asigne una tarea.
10.Acceso a los documentos cuando el usuario no se encuentre en la
sede y dentro de la intranet de la organización (el autor lo denomina
"Offline Access", que puede entenderse como esa "cloud"
permanente).
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