IMÁGENES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA USUARIOS DE INTRANET

1.   El contenido web: La información que no sea adecuada para documentos (doc/odt/pdf) como por ejemplo listas de usuarios o directorios temáticos, debe ser ofrecida en el propio entorno web de la compañía. Así se evita abrir aplicaciones "extras" para consultar este tipo de datos tan utilizados.

2.   Normalización de nombres de ficheros y carpetas: por razones evidentes de control y no menos importante para familiarizar al usuario con el entorno. 

3.   Control de versiones de los documentos. Un único documento puede tener múltiples versiones, pero cada versión no puede generar diferentes documentos.

4.   Acceso y posibilidades de consulta. Control de perfiles de usuario.

5.   Los principios del "check-in", "check-out" en la edición de los documentos.

6.   La colaboración y cooperación en la creación de documentos, más allá del envío vía mail de nuevas versiones.

7.   El uso de plantillas o modelos. Una plantilla para cada tipo documental.

8.   Workflows. Clave para el funcionamiento de la gestión documental.

9.   Suscripción a alertas. El usuario puede recibir un aviso cuando el documento se actualice, se cree, o se le asigne una tarea.

10.Acceso a los documentos cuando el usuario no se encuentre en la sede  y dentro de la intranet de la organización (el autor lo denomina "Offline Access", que puede entenderse como esa "cloud" permanente).

¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.